Bei einer der letzten Beratungen zum Thema Stress und mentale Belastungen im Arbeitsalltag sagte ein Kunde zu mir: „Also ich schaffe es inzwischen nur noch in der Mittagspause, meine E-Mails zu bearbeiten, hier jagt ein Meeting das andere.“.
So oder ähnlich sieht der Arbeitsalltag vieler Beschäftigter aus. Er ist häufig durch eng getaktete Termine, hohe Arbeitsanforderungen oder ungeplante Unterbrechungen geprägt. In einer „Welt der Sofortness“, durch E-Mails oder mobile Endgeräte, befinden sich Menschen in permanenter Aufmerksamkeit oder/ und Erwartungshaltung. Die Folge ist, dass Beschäftigte das Pensum nicht mehr so bewältigen, wie sie es gewohnt sind oder es den Anforderungen entsprechen würde, auch den eigenen. Das kann zu Frustration, Resignation oder Fehleranfälligkeiten am Arbeitsplatz führen.
Damit Sie Arbeit so organisieren, dass neben den Kernaufgaben, unter dem „Täglichen der tausend kleinen Dinge“ nicht das Gefühl entsteht, es nicht mehr gut bewältigen zu können, hier ein paar Impulse, die sich relativ leicht umsetzen lassen.
Tipps für Meetingetikette:
- Bereits bei der Terminierung zeitliche “Puffer” zwischen den Meetings planen,
- Auf pünktlichen Beginn und pünktliches Ende achten,
- In der Betreffzeile das konkrete Thema nennen,
- Eine Agenda verfassen und
- nur diejenigen einladen, die dazu wirklich nötig sind.
So ermöglichen Sie störungsfreie Arbeitszeiten:
- Geblockte Zeiten in den Onlinekalendern respektieren,
- Rückzugsräume für Onlinemeetings, Telefonate schaffen,
- Sich fragen, ob wirklich jedes Anliegen an den Kollegen/ Kollegin unaufschiebbar ist?,
- Prüfen, ob meetingfreie Tage möglich sind und weiterhin
- mobiles Arbeiten/ Homeoffice ermöglichen.
Unterbrechen (wenn bei der Tätigkeit möglich) der ständigen Erreichbarkeit:
- Telefonumleitung für gewisse Zeiträume,
- Ausschalten von Pop-up- Fenstern,
- „cc- (Un-) Kultur“ der E-Mails prüfen,
- Nicht erreichbar sein während des Urlaubs oder bei Arbeitsunfähigkeiten und
- Interne Sprechzeiten etablieren.
In diesem Sinne – Frohes Schaffen!
